Her belge, öncelikle kaynak ve hedef dile hâkim, belgenin konusuna uygun tercüman tarafından hazırlanır. Hukuki belgeler hukuk terminolojisini, tıbbi belgeler sağlık terminolojisini, teknik dokümanlar ise ilgili sektörün kavramlarını bilen uzmanlara yönlendirilir.
Tercüme tamamlandıktan sonra belgenin niteliğine göre kalite kontrol süreci uygulanır. Bu kontrolde özellikle şu unsurlar incelenir:
- Kişi, kurum ve şirket adları
- Tarihler, rakamlar ve belge numaraları
- Pasaport ve kimlik bilgileri
- Hukuki ve teknik terimler
- Kaynak metinde bulunan kaşe, mühür ve açıklamalar
- Sayfa düzeni ve belge bütünlüğü
- Kaynak ve hedef metin arasındaki anlam tutarlılığı
- Eksik veya atlanmış ifade bulunup bulunmadığı
Yeminli tercüme gereken belgeler, ilgili dilde noter huzurunda yemin etmiş ve imza yetkisi bulunan yeminli tercüman tarafından kaşelenip imzalanır. Noter onayı istenmesi hâlinde tercümanın imzası, yemin zaptının bulunduğu noter tarafından tasdik edilir.
Amaç yalnızca metni başka bir dile çevirmek değil; belgenin kullanılacağı kurumun beklentilerine uygun, eksiksiz ve kontrol edilmiş bir dosya hazırlamaktır.